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Wie kann man in MS Excel Arbeitsstunden über die Zeit-Funktion berechnen?

Mit MS Excel können Sie problemlos Arbeitszeiten berechnen, zum Beispiel um den Gesamtlohn eines Mitarbeiters zu ermitteln. Dazu gibt es zwei grundlegende Vorgehensweisen, die man leicht mit einer Formelkombination umsetzen kann. Prinzipiell lassen sich in MS Excel Stunden addieren und subtrahieren. Sie addieren beispielsweise zwei Zeitangaben miteinander, um die Gesamtanzahl der Stunden zu erhalten, die ein Mitarbeiter an einem Projekt gearbeitet hat. Oder Sie subtrahieren mit Excel eine gewisse Anzahl an Stunden bzw. die Anfangs- von einer Enduhrzeit eines Arbeitstages, um diese für ein anderes Projekt, an dem der Mitarbeiter gearbeitet hat, zu dokumentieren. Die Anwendung einer einfachen Zeit-Formel in Excel ermöglicht Ihnen eine unkomplizierte und schnelle Zeitberechnung, lesen Sie hier wie Sie vorgehen, um die Stundensummen zu generieren.

Addieren von Zeiten mit MS Excel

Um in MS Excel Ihren Arbeitszeitnachweis zu berechnen, wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie hoch die Gesamtstundensumme Ihrer aufgelisteten Stunden von zwei Arbeitseinheiten ist, müssen Sie einige Punkte wissen und beachten. Im folgenden Beispiel wurden 5:45 Stunden, also 5 Stunden und 45 Minuten, für die erste Arbeitseinheit und für die zweite Arbeitseinheit 8 Stunden und 30 Minuten notiert.

  1. Geben Sie in die Zelle B2 den Wert 5:45 und in die Zelle B3 den Wert 8:30 ein.
  2. Anschließend verwenden Sie folgende Formel =B2+B3 in der Zelle B4, diese stellt eine Autosumme dar. Drücken Sie dann die ENTER-Taste (Eingabetaste).
  3. Excel berechnet Ihnen sekundenschnell den Wert 14:15 Stunden.
    Addieren von Uhrzeiten in MS Excel
  4. Nun müssen Sie aber beachten, dass Sie weitere Einstellungen vornehmen müssen, wenn Sie mehr als 24 Stunden im Gesamten addieren, um das richtige Uhrzeitformat zu erhalten.

Excel: Addieren von mehr als 24 Stunden

  1. Geben Sie die Werte erneut, beispielsweise 12:45 Stunden in die Zelle B2 und 15:30 Stunden in die Zelle B3 Zusätzlich geben Sie wieder die Formel =B2+B3 in die Zelle B4 ein und drücken die Eingabetaste.
  2. Nun erhalten Sie folgendes Ergebnis, das laut unserer logischen Zeitberechnung leider nicht korrekt ist:Addieren von Uhrzeiten im 24-Stunden-Format
  3. Sie benötigen also eine Voreinstellung, um die Zeitangabe als Wert von über 24 Stunden korrekt zu erhalten. Zum korrigieren wählen Sie die Zelle B4. Auf der Registerkarte Start können Sie nun in der Gruppe Zellen die Option Format à Zellen formatieren auswählen.
  4. Dort selektieren Sie dann in der Liste Kategorie den Eintrag Benutzerdefiniert und geben in die Liste oben im Feld Typ die Zeichenfolge [h]:mm;@. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK
  5. Nach den Einstellungen erhalten Sie dann das Ergebnis im richtigen Format für Ihre Arbeitszeitentabelle in Excel:

Subtrahieren von Zeiten mit MS Excel

Sie und zwei Ihrer Kollegen oder Kolleginnen haben beispielsweise für ein bestimmtes Projekt gearbeitet und kennen jeweils nur die Anfangs- und die Enduhrzeit. Nun möchten Sie die gesamte Bearbeitungszeit des Projektes ausrechnen. Hierfür können Sie die Zeiten ganz leicht mit MS Excel subtrahieren, um die exakte Summe der gesamten Stunden zu erhalten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Geben Sie in die Zelle B2 Ihre Anfangszeit ein. Setzen Sie dahinter ein Leerzeichen und „a“ für AM bzw. „p“ für PM. Drücken Sie dann die Eingabetaste.
  2. In die Zelle C2 schreiben Sie die Enduhrzeit, Leerzeichen, „a“ für AM und „p“ für PM und bestätigen wieder mit der Eingabetaste.
  3. Wiederholen Sie die Eingabe entsprechend der Zeiten für Ihre Kollegen/-innen.
  4. Nun subtrahieren Sie in der Zelle D2 die Anfangsuhrzeit von der Enduhrzeit. Dazu benutzen Sie die Formel =C2-B2. Bestätigen Sie den Vorgang erneut mit
  5. Um die Ergebnisse analog für ihre Kollegen/-innen zu erhalten, markieren Sie die Formel und ziehen sie hinunter bis zur Zelle D4.Auszeichnen der Gesamtsumme der Arbeitszeiten an einem Projekt in MS Excel
  6. Sie erhalten somit die gewünschten Ergebnisse der Zeitdauer. Susanne hat hier beispielsweise 8 Stunden und 30 Minuten gearbeitet.
  7. Um die Gesamtarbeitsdauer des Projektes zu erhalten, gehen Sie wie oben vor und addieren die Zellen D2:D4.

Subtrahieren von Stunden über 24 mit Excel

Wie kann man in MS Excel Arbeitsstunden, die über 24 hinausgehen, subtrahieren?

Möchte man die Gesamtzahl von gearbeiteten Stunden in MS Excel subtrahieren, um den genauen Wert der Stundenanzahl abzüglich Pausen etc. zu erhalten, muss man beachten, dass Excel negative Zeitwerte zunächst nicht berechnen kann. Denn die Berechnung der Stunden außerhalb der Arbeitszeit lassen sich nur in zwei Schritten berechnen. Beispielsweise von 22:00 Uhr abends bis 24:00 Uhr und schließlich von 00:00 Uhr bis beispielsweise 07:00 Uhr, etc.

Im folgenden Beispiel sehen Sie eine Auflistung von Arbeitsstunden in Excel mit Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Mittagspause. Um die genaue Arbeitszeit zu berechnen, wird zunächst der Beginn vom Ende der Arbeitsstunden abgezogen. Schließlich wird noch die Mittagspause von der Gesamtanzahl der Stunden subtrahiert. (Die Formel in der Zielzelle E2 dazu lautet: C2-B2-D2, usw.)

Subtrahieren von Arbeitszeiten in MS Excel

Die hier angegebene Summe der kumulierten Stunden in Excel ist offensichtlich nicht korrekt.

Dies hat den Hintergrund, dass das voreingestellte Zahlenformat in Excel Uhrzeiten anzeigt, welches aber keine Werte die über 24 Uhr hinausgehen, darstellen kann. Es ist nun erforderlich, die Ergebniszellen wieder benutzerdefiniert zu formatieren, um die richtigen Ergebnisse von Excel berechnen zu lassen:

  1. Wählen Sie in der Zelle E6 (Ergebniszelle) entweder das Format 37:30:55 (unter der Kategorie Uhrzeit), denn ein sogenanntes 3-er Format zeigt immer die Summe von Stunden Ein 1-er Format, beispielsweise 13:30:55, zeigt dann als Ergebnis hingegen eine Uhrzeit an.
  2. Oder Sie geben unter der Kategorie -> Benutzerdefiniert die folgende Formel ein: [h]:mm;@
  3. Nun erhalten Sie folgendes Ergebnis:Korrektes Subtrahieren von Uhrzeiten höher als 24 Stunden
  4. Wenn Sie auch Sekunden angezeigt haben möchten, dann geben Sie natürlich die Formel [h]:mm:ss;@.

Mit den Tipps & Tricks von Excel-kurs.bayern können Sie spielend leicht neue Funktionen in MS Excel für ihren Büro-Alltag nutzen und anwenden. Sie möchten wissen, wie Sie die SVERWEIS-Funktion sinnvoll und korrekt nutzen können? Oder wie Sie mit Hilfe der WENN-Funktion Berechnungen in Abhängigkeit einer Bedingung durchführen können? Wir zeigen Ihnen die korrekte Anwendung dieser und anderer Excel-Funktionen in unseren Tipps & Tricks.

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