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„Berechnetes Feld“ und „Berechnetes Element“ in Pivot Tabellen

Die Anwendung einer MS Excel Pivot Tabelle erspart Ihnen als Anwender viel Zeit und manuelle Arbeit. Mit wenigen Klicks verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Daten und werten Sie schnell und ohne schwierige Formeln in alle erdenklichen Richtungen aus. Was viele Excel-Nutzer jedoch nicht wissen, ist, dass man in Pivot-Tabellen auch rechnen kann.  Hierfür gibt es zwei Methoden – zum einen das berechnete Feld, zum anderen das berechnete Element. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Einblick in diese beiden Methoden. Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, besuchen Sie unseren Excel Kurs für Fortgeschrittene in München. In diesem Excel Kurs gehen wir auf weiterführende Themen ein, unter anderem auch auf die richtige Anwendung von Pivot-Tabellen.

Inhalt:

  1. Unterschied berechnete Felder und berechnete Elemente
  2. Berechnete Felder
  3. Berechnete Elemente

1. Wodurch unterscheiden sich berechnete Felder und berechnete Elemente in Pivot Tabellen?

Pivot-Tabellen sind Kreuztabellen, alle Auswertungen finden entweder auf Spalten- oder Zeilen-Ebene statt. Spalten enthalten jeweils inhaltlich unterschiedliche Informationen, Zeilen enthalten Aggregationen (Summen, Anzahl, Gruppierungen oder ähnliches) dieser Informationen. In der gleichen Weise unterscheiden sich auch die Berechnungsmöglichkeiten in Pivot-Tabellen. Berechnete Felder fügen eine weitere Spalte zur Pivot-Tabelle hinzu, also eine weitere Information, die bisher nicht enthalten ist. Ein berechnetes Element fügt eine weitere Zeile zur Pivot-Tabelle hinzu, errechnet also eine weitere Aggregation zu bereits bestehenden Informationen. Da dies etwas theoretisch ist, folgen im Anschluss genauere Erläuterungen und jeweils ein konkretes Beispiel für berechnete Felder und berechnete Elemente in Pivot-Tabellen.

2. Berechnete Felder in Pivot Tabellen

In einem berechneten Feld erstellen Sie auf Basis der Grunddaten Ihrer Pivot-Tabelle ein neues Feld, das heißt eine neue Spalte. Diese erscheint nicht in den Grunddaten, sondern nur in der Pivot-Tabelle. Sie können so zum Beispiel zu Ihren Grunddaten Werte addieren, sie mit einem festen Wert multiplizieren oder auch mit mehreren Pivot-Feldern rechnen.

Sie haben so zum Beispiel die Möglichkeit, einen Netto-Wert, den Sie in Ihren Grunddaten gespeichert haben, mit dem Umsatzsteuersatz zu multiplizieren, um einen Brutto-Wert zu erhalten.

Nehmen wir an, es gibt in Ihrer Tabelle die Spalten Artikel-Kategorie und Netto-Betrag und Sie haben eine Pivot-Tabelle erstellt, die Ihre Werte auf Artikel-Kategorie-Ebene zusammenfasst und die Netto-Beträge summiert. Den Brutto-Betrag können Sie nun errechnen, indem Sie in der PivotTable-Analyse-Symbolleiste Felder, Elemente und Gruppen wählen und dort auf Berechnetes Feld klicken. Sie können nun einen Namen für Ihr berechnetes Feld vergeben, zum Beispiel „Brutto-Betrag“. Unter der Formel geben Sie dann die Berechnung für Ihr Feld ein. Am einfachsten ist es, wenn Sie die Felder, mit denen Sie rechnen, nicht manuell eintragen, sondern aus der Feldliste im unteren Bereich durch Doppelklick auswählen. Die Rechenoperation – in unserem Fall *1,19 – fügen Sie dann per Hand hinzu. Unter Formel sollte nun stehen =’Netto-Betrag’*1,19.

Beispiel für berechnetes Feld - Arbeiten mit Excel Pivot Tabellen

 Abbildung 1: Beispiel für Berechnetes Feld einfügen

Wenn Sie das Fenster durch Bestätigen mit OK schließen, erscheint in Ihrer Pivot-Tabelle das neue berechnete Feld, das die Brutto-Beträge anzeigt. Das berechnete Feld erscheint auch in der Pivot-Feldliste, sodass Sie es jederzeit aus- und einblenden oder an eine andere Stelle in der Pivot-Tabelle schieben können. Sie können es also verwenden wie jedes andere Feld in der Tabelle, auch wenn die Daten dazu nicht in den Grunddaten vorhanden, sondern erst im Nachhinein errechnet worden sind.

Berechnete Felder haben allerdings auch einen Haken, wenn man nicht genau darauf achtet, wie man Sie richtig verwendet. Denn Excel führt die Rechen-Operationen auf dem bereits aggregierten Feld durch, nicht auf den Grunddaten. Wollen Sie beispielsweise von jedem Wert in Ihrer Tabelle den Wert 2 abziehen, weil Sie auf jeden Artikel exakt 2 Euro Rabatt geben, funktioniert dies nur, wenn Sie die Daten nicht weiter aggregieren. Wenn Sie beispielsweise Artikelgruppen haben und die Pivot-Tabelle auf dieser Ebene zusammenfassen, zieht Excel immer nur auf dem aggregierten Ergebnis den Wert 2 ab. Berechnete Felder eignen sich daher vor allem für Multiplikation oder Division mit einem festen Wert oder eben für Berechnungen mit mehreren Spalten der Grunddaten. In unserer Excel Schulung in München lernen Sie unter anderem, wie Sie auch komplexere Berechnungen in Pivot-Tabellen vornehmen können.

3. Berechnete Elemente in der Excel Pivot Tabelle

Während berechnete Felder der Pivot-Tabelle eine virtuelle Spalte hinzufügen, ergänzen berechnete Elemente einen Wert in einer bestehenden Spalte. Im Grunde verlängern berechnete Elemente die Pivot-Tabelle also. Die am häufigsten verwendete Anwendungsmöglichkeit für berechnete Elemente ist daher, eine Differenz zwischen Kategorien zu bilden.

Angenommen in unserer Beispiel-Tabelle interessiert uns, wie viel Netto-Umsatz wir mit einer Kategorie mehr machen, als mit einer anderen. Wenn wir unsere Grundtabelle um ein weiteres Feld „Jahr“ ergänzen, welches die Werte 2016 und 2017 enthält, dann können wir in der Pivot-Tabelle errechnen, wie viel Umsatz wir 2017 mehr bzw. weniger gemacht haben als 2016.

Dazu wählen Sie wieder in der PivotTable-Analyse-Symbolleiste Felder, Elemente und Gruppen, klicken dieses Mal aber auf Berechnetes Element. Wieder vergeben Sie zunächst einen Namen, zum Beispiel „Differenz“. Wählen Sie nun die Spalte Jahr aus (dazu muss sie auch in der Pivot-Tabelle angezeigt werden) und klicken Sie zunächst doppelt auf den Eintrag 2017, geben Sie dann ein „-“ ein und machen Sie anschließend einen Doppelklick auf 2016. Als Formel müsste nun stehen: =’2017′- ‚2016‘. Wenn Sie nun mit OK bestätigen, fügt Excel eine weitere Zeile in Ihre Pivot-Tabelle ein, in der die Differenz zwischen den Jahren berechnet wird.

Dies kann man natürlich noch weiter ausbauen und auch für umfangreichere Sachverhalte verwenden. In unserem Kurs lernen Sie unter anderem, wie Sie Pivot-Tabellen so einsetzen, dass Sie alle Berechnungen vornehmen können, die Sie benötigen.

Lernen Sie mehr zu berechneten Feldern und berechneten Elementen in unserem Excel Kurs für Fortgeschrittene!

MS Excel Seminare von Excel-Kurs.Bayern

Wenn Sie die Anwendung von Pivot Tabellen mit erfahrenen Excel-Experten in der Praxis üben wollen und weitere Tipps und Tricks suchen, ist unser Excel Kurs in München genau das Richtige für Sie! Die Excel Schulung in München setzt bereits fortgeschrittene Kenntnisse voraus und beginnt in Excel da, wo es spannend wird. Anhand alltagsnaher Beispiele lernen Sie mit Excel-Kurs.Bayern, Excel noch sicherer und schneller einzusetzen und die richtige Lösung, auch für knifflige Probleme, zu finden.

Excel-Kurs.Bayern hilft Ihnen dabei, alles über Pivot-Tabellen zu lernen und vermittelt anspruchsvolle Tipps und Tricks rund um die Tabellenkalkulation und Datenauswertung, die auch für langjährige Nutzer und erfahrene Anwender interessant sind. In unseren Kursen legen wir Wert darauf, dass auch diejenigen etwas Neues lernen, die bereits seit vielen Jahren täglich mit Excel arbeiten und selbst schon einige Finessen herausgefunden haben. Der Excel Kurs München dient dazu, diese Kenntnisse aufzugreifen, zu vertiefen und vor allem zu erweitern – denn gerade in Excel lernt man auf Grund der Komplexität und des Umfangs des Programms nie wirklich aus. Auch für erfahrene Anwender mit soliden Kenntnissen bietet unser Excel Kurs daher interessante Einblicke und spannende neue Excel-Kenntnisse, die die alltägliche Arbeit noch einmal deutlich erleichtern.

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