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Erstellung einer Pivot Tabelle mit MS Excel

Haben Sie sich schon des Öfteren die Frage gestellt, wie Sie große, unüberschaubare Datenmengen strukturiert und übersichtlich analysieren und zusammenfassen können? Pivot Tabellen von MS Excel bieten hier die optimale Lösung – sie eignen sich hervorragend für die überschaubare Analyse größerer Datenmengen. So lässt sich beispielsweise eine Ursprungstabelle mit 7000 Reihen und 30 Spalten übersichtlich und mit den wichtigsten Informationen zu drei Reihen und zwei Spalten zusammenfassen.  Dem Verlust bestimmter Daten der Ausgangstabelle steht somit ein großer Gewinn an Übersichtlichkeit und Verständlichkeit gegenüber.

Wie lässt sich nun eine Pivot-Tabelle in MS Excel erstellen und worauf müssen Sie achten? Excel-Kurs.Bayern liefert Ihnen eine einfache Antwort auf diese Frage. Lernen Sie hier was eine Pivot Tabelle kann, wofür Sie angewendet wird und wie sie in vier einfachen Schritten manuell erstellt werden kann.

Inhalt:

Eigenschaften und Vorteile einer Pivot Tabelle

Tipps zur Erstellung einer Pivot Tabelle mit MS Excel

Manuelles Erstellen einer Pivot Tabelle

Arbeiten mit den PivotTable-Feldern in MS Excel

Aktualisieren & Löschen einer Pivot Tabelle

    Was ist eine Pivot Tabelle und wofür wird sie angewendet?

    Eine Pivot Tabelle ist ein MS Excel Tool, das es dem Nutzer ermöglicht, eine Vielzahl von in tabellarischer Form vorliegenden Daten, strukturiert darzustellen und ausgewählte Daten zu analysieren, übersichtlich zusammenzufassen oder zu präsentieren. Anstatt alle Daten einer Tabelle zu verwenden, werden für Pivot Tabellen lediglich jene ausgewählt, die für die Beantwortung einer bestimmen Frage hilfreich sind. MS Excel Pivot Tabellen sind dabei äußerst flexibel. Sie können zur Beantwortung verschiedenster, auch komplexer, Fragestellungen verwendet werden – abhängig davon müssen dafür lediglich die Daten anders angelegt werden. Basierend auf Ihrer Pivot Tabelle kann außerdem eine Pivot Chart erstellt werden, die sich synchron mit Ihrer Pivot Tabelle aktualisiert.

    Worauf müssen Sie beim Erstellen einer Pivot Tabelle achten?

    Um ein reibungsloses Erstellen der Pivot Tabelle zu garantieren, müssen vorab drei Dinge beachtet werden:

    • Die Basis einer jeden Pivot Tabelle bildet eine tabellarische Darstellung Ihrer Daten. Verzichten Sie dabei auf leere Spalten oder Zeilen. Im Idealfall wird eine MS Excel Tabelle
    • Die simultane Verwendung verschiedener Datentypen innerhalb einer Spalte ist unzulässig, beispielsweise dürfen Text und Zahlenwerte nicht in ein und derselben Spalte auftreten.
    • Machen Sie sich zunächst Gedanken darüber, welchen Zweck Ihre Pivot Tabelle erfüllen soll bzw. welche Fragen Sie mittels der Tabelle beantworten wollen, um tatsächlich eine aussagekräftige Zusammenfassung erstellen zu können.

      Manuelles Erstellen einer Excel Pivot Tabelle

      Eine MS Excel Pivot Tabelle lässt sich mit ein paar einfachen Mausklicks problemlos manuell erstellen. Im Folgenden erhalten Sie eine kurze Anleitung, wie Ihnen das am besten gelingt:

      1. Markieren Sie zunächst eine Zelle in der Ursprungstabelle. Dadurch wird die gesamte Tabelle ausgewählt.

      Fiktives Beispiel einer Ursprungstabelle

      Abbildung 1: fiktives Beispiel einer Ursprungstabelle

      1. Wählen Sie im Reiter Einfügen den Unterpunkt Tabellen->Pivot Table.
      2. Wählen Sie einen Bereich
      • Nach Klick auf den Unterpunkt Pivot Table öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Excel erneut mitteilen, welche Daten analysiert werden sollen und in welches Arbeitsblatt die Pivot Tabelle letztendlich eingefügt werden soll.
      • Falls Sie bereits eine Zelle in der richtigen Ausgangstabelle markiert haben, wählt MS Excel automatisch die richtige Tabelle bzw. den richtigen Bereich aus. Optional können Sie auch eine externe Tabelle auswählen.
      • Geben Sie außerdem an, ob die Pivot Tabelle im aktuellen oder in einem neuen Arbeitsblatt eingefügt werden soll.
      • Wollen Sie Daten aus mehreren verschiedenen Tabellen oder Datenquellen analysieren, setzen Sie zusätzlich ein Häkchen beim Kontrollkästchen Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen.

      Erstellen einer Pivot Tabelle

      Abbildung 2: Pivot Tabelle erstellen

      1. Klicken Sie auf OK und die Pivot Tabelle wird erstellt.

        Arbeiten mit den PivotTable-Feldern

        Nachdem Sie Ihre Pivot Tabelle erstellt haben, öffnet sich ein neues Arbeitsblatt. Zunächst ist dieses Arbeitsblatt noch vollständig leer. Durch das Setzen von Häkchen in den gewünschten Kontrollkästchen im Bereich Feldname, können Sie auswählen, welche Felder Sie Ihrer Pivot Tabelle hinzufügen möchten. Alternativ können Sie die gewünschten Felder auch manuell, mittels Drag & Drop, in den gewünschten Bereich (Zeile, Spalte oder Werte) ziehen. Die ausgewählten Felder lassen sich schließlich, durch Löschen des Häkchens im Kontrollkästchen bzw. durch Herausnehmen des betroffenen Feldes aus dem Bereich, problemlos aus der Pivot Tabelle entfernen.

        PivotTable-Felder

        Abbildung 3: Pivot Table Felder

        Abbildung 4: Beispielhafte Pivot Tabelle – Umsatz eines bestimmten Verkäufers nach Region

              Aktualisieren der Pivot Tabelle

              Natürlich können sich die Daten Ihrer Ausgangstabelle im Zeitverlauf verändern – neue Daten kommen hinzu oder alte Daten müssen gelöscht werden. Dementsprechend möchten Sie, dass sich die Daten auch in Ihrer Pivot Tabelle aktualisieren. Dies geschieht jedoch nicht automatisch. Damit die Daten aktualisiert werden, klicken Sie in die betroffene Pivot Tabelle und wählen Sie im Registerblatt Analysieren die Aktion Daten -> Aktualisieren aus. Möchten Sie mehrere Pivot Tabellen gleichzeitig aktualisieren, dann klicken Sie auf eine Zelle in einer beliebigen Pivot Tabelle. Betätigen Sie im Menüpunkt Analysieren->Daten->Aktualisieren den Pfeil unter der Schaltfläche Aktualisieren und wählen Sie Alle aktualisieren aus. Anschließend werden die neuen Daten in Ihrer Tabelle berücksichtigt und die Inhalte aller Pivot Tabellen aktualisiert.

              Löschen der Pivot Tabelle

              Sie können Ihre Pivot Tabelle selbstverständlich auch problemlos löschen. Um die MS Excel Pivot Tabelle zu löschen, reicht es jedoch nicht aus, die Tabelle zu markieren und den Button Entfernen zu betätigen. Markieren Sie stattdessen die gesamte Pivot Tabelle und entfernen Sie diese über das Registerblatt Start->Zellen->Löschen. Alternativ kann auch das Arbeitsblatt, das lediglich die Pivot Tabelle und keine weiteren Daten enthält, als Ganzes gelöscht werden.

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